1.1 目的
對食品安全質量有關的檔案進行控制，保證其適用性、系統性、協調性和完整性，確保工作現場所使用的相應檔案為有效版本，防止誤用失效或作廢的檔案。
1.2 適用範圍
本企業涉及食品安全質量活動所需的各種檔案。
1.3 職責
1.3.1總經理負責檔案的批准頒布。
1.3.2食品安全質量負責人負責檔案的審核。
1.3.3行政部負責檔案的歸口管理。
1.3.4各職能部門負責本部門檔案的編寫、存檔。
1.4 控制程式
1.4.1總經理負責企業質量安全管理手冊、工藝檔案和內部檔案的批准頒布。
1.4.2食品安全質量負責人負責組織編寫和審核食品安全質量手冊和工藝檔案,批准工作檔案。
1.4.3各職能部門負責本部門工作範圍內與食品安全質量有關的檔案的編寫，經審批後存檔。
1.4.4 行政部是檔案的歸口管理部門，負責檔案的標識、發放與**，存檔與管理。
1.5 食品安全質量檔案
1.5.1食品安全質量檔案包括食品安全質量手冊、工藝檔案、工作檔案、**和記錄。
1.5.2食品安全質量檔案為受控檔案。
1.6 企業檔案管理
1.6.1檔案制定：各職能部門圍繞本部門工作範圍進行檔案的編寫，制定出合理的、可操作性的、符合本部門工作的檔案。
1.6.2檔案審批：在檔案發布前，應由相關部門負責人審查其適用性，由食品安全質量負責人審核，報總經理批准頒布。
1.6.3檔案評審：由食品安全質量負責人組織相關職能部門負責人進行評審，根據評審意見對檔案加以修改。對修改後的檔案，報總經理批准頒布。
1.6.4有效版本：確保使用場所得到有效版本檔案，只發給需要知道的人，並對發放的檔案簽收。將失效或作廢的檔案及時清出現場，確保不至發生誤用。
1.6.5檔案更改：
1.6.5.1由食品安全質量負責人組織相關職能部門負責人分析檔案更改的必要性及可操作性,。檔案更改必須採取專人更改，報總經理批准頒布。
1.6.5.
2凡因原輔材料、動力能源或其他客觀條件的變動，暫時難以完全符合工藝規程規定的以及需臨時變更配方、技術條件或操作方法等需要更改工藝檔案時，由生產部經理說明更改原因，提出更改方案，由食品安全質量負責人審核，報總經理批准頒布。
1.6.5..3凡更改產品工藝、配方或檢測方法後，必須保證產品質量不低於原工藝、原配方和原檢測方法的水平。
1.6.6 外來檔案管理
1.6.6.1外來檔案包括：國家、省、市、區檔案，標準、法律、法規。
1.6.6.2收到外來檔案的部門，需識別其適用性，並控制分發以確保其有效。
1.6.6.3品管部負責收集相關國家、行業、國際標準的最新版本，統一編號、加蓋受控印章，分發到相關部門使用，並把舊標準收回。
1.6.6.4各部門要把上述標準及其他與食品安全質量管理體系有關的外來檔案填入「部門受控檔案清單」，並報品管部備案。
1.6.7企業質量安全手冊、報告和總結、規章制度、外來檔案（除標準）等均由行政部統一儲存。
1.6.8檢驗原始記錄、檢驗報告等由品管部儲存。
1.6.9工藝檔案、生產過程記錄由生產場所儲存。
1.6.10各部門制定的檔案，由各部門自行儲存。任何部門與個人不得將有關檔案、工藝檔案、生產過程記錄等擅自處理。
1.6.11保管檔案的人員必須認真負責，保持檔案的完整性，不得將檔案洩露、損壞、丟失。檔案的收、發、傳閱必須簽收。
1.7 相關記錄
《檔案發放/**記錄》
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