企業檔案管理制度

第一章總則

第一條為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。

第二條公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

第三條公文承辦部門或承辦人員應保證經辦檔案的系統完整(公文上的各種附件一律不准抽存)，結案後及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的檔案材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第二章檔案材料的收集管理

第四條公司指定專人負責檔案材料的收集和管理。

第五條檔案材料的收集由相關部門辦理，由經辦人員負責整理，交技術副總經理審閱後歸檔。

第六條某項工作由幾個部門共同參與辦理的，在工作中形成的具有儲存價值的檔案材料，由主辦部門指定專人收集；非部門專用檔案材料具有儲存價值的，交行政部備案。會議檔案由行政部收集。

第三章歸檔範圍

第七條行政管理工作形成的檔案材料

（一）行政事務：公司籌備、成立、變更及工商年檢等檔案；公司經理辦公會、行政辦公會記錄、決定、紀要、記錄；行政工作計畫、總結；公司內部形成的檔案、規定、制度、通知等；公司需貫徹執行的有關上級機關的檔案，印鑑管理等。

（二）交通管理：交通管理制度、規章、交通事故處理材料等。

（三）內部審計：審計工作計畫、總結、報告，專項審計等形成的檔案材料。

（四）人事管理：人員任免、聘用、機構設定、勞動人事管理制度等

（五）後勤福利：後勤福利工作通知規定、職工生活管理等

（六）工會工作：職工代表大會、工會會費、工會總結等

（七）外事工作：外事工作活動計畫、來往信函等。

（八）檔案和資訊工作：檔案工作計畫、制度、規定等。

第八條經營管理工作形成的檔案材料

（一）經營決策：公司經營發展規劃、轉換經營機制、崗位責任制等

（二）計畫總結：經營計畫總結、經濟指標完成情況等

（三）統計工作：統計資料、分析等

（四）財務管理：財務管理制度總結、稅務資料等

（五）物資管理：物資管理計畫、供銷合同等

（六）倉庫、倉儲管理：倉庫臺帳、各種庫單等

第九條業務工作形成的檔案材料

（一）公司業務發展及調整：市場**、公司線路開發資料等

（二）業務合同：房屋租賃、貨物運輸、車輛運輸等合同

（三）客戶服務及反饋：理賠處理、資訊反饋等

（四）投訴：客戶投訴、員工內部投訴

（五）其他事故處理：

（六）業務交接材料：分部承運、市內承運協議

（七）客戶檔案：零擔、整車客戶檔案、倉儲客戶檔案

第十條會計工作形成的檔案材料

（一）會計憑證

（二）會計帳簿

（三）財務報告及報表

第十一條生產技術管理工作形成的檔案材料

（一）生產準備,生產組織,排程工作

（二）質量管理,質量檢測和質量控制工作

（三）能源管理

（四）企業管理現代化和資訊化建設,科技管理

（五）生產安全,消防工作,交通管理

（六）環境保護,檢測與控制

（七）計量工作

（八）標準化工作

（九）檔案,圖書,情報工作

第十二條產品生產形成的檔案材料

（一）產品的市場調研,立項論證,設計

（二）產品的工藝,安裝,試製,加工製造

（三）產品的檢驗安裝

（四）產品的銷售與售後服務

（五）產品鑑定,評優

（六）產品質量事故分析及處理.

第十三條科學技術研究工作檔案材料

（一）科研專案的調研,申報立項

（二）科研專案的研究,試驗

（三）科研專案的總結,鑑定

（四）科研專案的報獎,推廣應用

第十五條基建和技術改造工作形成的檔案材料

（一）基建專案和技術改造專案可行性研究,立項,勘探,測繪,招標,投標,徵地拆遷工作,以及建設單位專案管理工作

（二）基建專案和技術改造專案的設計

（三）基建專案和技術改造專案的施工

（四）基建專案和技術改造專案的監理

（五）基建專案和技術改造專案的竣工驗收

（六）基建專案和技術改造專案的評獎,創優

（七）基建專案的使用,維修,改建,擴建

（八）事故分析和處理

第十六條裝置儀器管理形成的檔案材料

（一）購置裝置,儀器的立項審批,購置合同

（二）裝置,儀器的開箱驗收或接收

（三）裝置,儀器的安裝除錯

（四）裝置,儀器的使用,維護和改造,報廢

（五）事故分析和處理

第十七條其他對國家,社會和企業有儲存價值的檔案材料。

第四章歸檔要求

第十八條檔案質量總的要求是：遵循檔案的形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯絡，區別不同的價值，便於保管和利用。

第十九條歸檔的檔案材料種數、份數以及每份檔案的頁數均應齊全完整。

第二十條在歸檔的檔案材料中，應將每份檔案的正件與附件、印件與定稿、請示與批覆、**檔案與原件、多種，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷。

第二十一條不同年度的檔案一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批覆，放在復文年立卷，沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷，跨年度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議檔案放在會議開幕年。其它檔案材料的立卷應按有關規定執行。

第二十二條檔案檔案材料應區別不同情況進行排列，密不可分的檔案材料應依序排列在一起，如批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；其它檔案材料依其形成規律或特點，應保持檔案之間的密切聯絡並進行系統的排列。

第二十三條卷內檔案材料應按排列順序，依次編寫頁號或件號。歸檔的案卷應統一在每份檔案材料的右上角、背面的左上角逐件編號；圖表和聲像材料等也應在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。

沒有題名的案卷應擬寫題目，有的雖有題名但五實質內容的也應重新擬寫；對檔案材料的題名不要隨意更改或簡化。沒有責任者、年、月、日的檔案材料要考證清楚，填入有關項內；會議記錄應填寫每次會議的時間和主要內容。卷內目錄放在卷首。

第二十四條案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第五章檔案管理人員職責

第二十五條按照有關規定做好檔案材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

第二十六條按照歸檔範圍、要求，將檔案材料按時歸檔。

第二十七條工作人員應當遵紀守法、忠於職守，維護公司檔案的完整與安全。

第六章檔案的利用

第二十八條公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批准後，方可借閱。其中非受控文件的借閱要由部門經理簽字批准，受控文件的借閱要由總經理簽字批准。

第二十九條檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。

第三十條必須嚴格保密，不准洩露檔案材料內容。如發現遺失必須及時匯報，並要追究相關責任。

第三十一條不准拆卷及任意抽、換卷內檔案或剪貼塗改其字句等；不得任意摘抄或複製案卷內容，如確有需要，必須經領導批准才能摘抄或複製。

第三十二條必須愛護檔案，保持整潔，不准在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

第三十三條不准轉借，必須專人專用。

第三十四條用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。

第七章附則

第三十五條本制度即日起開始執行。

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