內部報告管理制度

2021-06-16 21:01:54 字數 2648 閱讀 4027

第1章總則

第1條為了保障公司內部各類管理資訊及時、準確的傳遞,加強公司管理與內部控制,確保公司內部報告資訊披露的真實、完整、準確、及時,結合公司實際情況,制定本制度。

第2條本制度適用於公司各部門及全體員工。

第3條本制度所稱內部報告,是指各部門根據公司內部管理需要編制的,為滿足公司戰略實現為目標、決策和控制為核心,提供具有相關性、可靠性和可比性資訊保證的檔案。

內部報告包括財務報告、審計報告、資訊調研報告、專案/專案報告、部門總結報告、工作規劃報告、工作分析報告、工作建議報告、重大事件專題報告等方面的報告。

第4條總經理辦公室是內部報告資訊的歸口管理存檔部門,各部門負責部門職能層面的內部報告、製作、分析、歸檔及管理工作。

第2章內部報告編制

第5條內部報告編寫應防止不同資訊採取「打包」方式處理,出現定性錯誤,處理不當。

第6條內部報告編寫內容應做到以下要求:

(1)客觀、準確提出事實資料:保持客觀性以讓報告使用者充分了解情況是內部報告的基本原則;

(2)圍繞主題、文字力求簡潔:要提綱挈領,應附有圍繞主題的充分材料,同時又要使報告使用者足夠清楚了解報告事項,要有說服力的提出結論,突出主要資訊的敘述和對事實的分析,注意每個問題甚至整個報告得出的結論都要準確;

(3)評價要有充分證據或資料:區域性資訊不能代表全部資訊,個別問題不能代表普遍問題;對抽樣事項的抽樣方法及抽樣規模進行說明,避免不當;

(4)報告表述要通俗易懂:盡可能少用專業術語和不規範術語,盡量不使用含糊的詞語;必須使用技術性術語及生僻的縮略語時,應對用語進行清楚定義;

(5)結論清晰:要讓報告使用者清楚了解結論,而不應讓使用者自己判斷;

(6)結論如實、客觀闡述:報告防止誇大或片面定性,應依據客觀資料、資訊作出闡述;報告應使用清晰明確、客觀公正的詞語進行敘述,避免使用會產生歧義和爭辯的語言。

第7條內部報告編寫格式應包括以下內容:

(一) 報告名、檔案號;

(二) 起草或制定部門;

(三) 執行範圍、報告內容;

(四) 報送和抄送部門。

第3章內部報告審核

第8條各部門對內部報告的審核應注意以下要求:

(一) 採集的資訊,要進行真實性和邏輯性審核,保證資料真實客觀;

(二) 對資訊、資料核實有無遺漏、重複;

(三) 對把握不准或有疑問資料、資訊,應提交討論審核確認。

第9條部門經理針對內部報告進行實質審核。部門經理提出審核意見,重新對內部報告進行修改;部門經理對報送資訊的質量、及時性和合規性負責。

第10條部門經理審核通過後,提交分管高管進行複核,並針對內部報告內容進一步提出修改建議,將修改意見反饋到部門重新進行編制。

第11條部門經理根據建議進行修正後提交公司高管審批。

第4章內部報告傳遞

第12條各部門應定期報送內部報告,促進建立標準化的報告資料收集流程並盡可能實現自動化。

第13條內部報告傳遞各環節應實行向定向物件傳遞的要求,應做好內部資訊保密措施,不得向非傳遞物件傳遞資訊,以避免資訊的洩密。

第14條各部門應就內部報告反饋的資訊或內容進行解釋、說明,並就內部報告提及的問題進行評估及提出解決措施。遇到重大問題,需跨部門或高管協助的,應召開專題討論會議。

第5章內部報告保管

第15條各部門在業務中得到的資訊報告除特殊留用外,須交由總經理辦公室檔案管理員進行處理並儲存。

第16條總經理辦公室檔案管理員對存放在資料室的所有檔案資料的安全及保密負責;未經其許可其他管理人員不得進入公司資料室。

第17條凡因工作需要須使用公司內部報告檔案者,須登記簽名;機要檔案須公司高管審批,一般性內部報告由部門經理審批。

第18條查閱或借閱檔案人員須愛護檔案,切勿圈劃、塗改、剪裁、損壞、丟失,違者根據情節嚴肅處理。

第19條內部報告保管期限根據公司《檔案管理辦法》規定的期限進行保管。

第6章內部報告保密

第20條內部報告責任人及其他因工作關係接觸到資訊的工作人員在相關資訊未公開披露前,負有保密義務。

第21條公司高管、經理,以及接觸資訊的其他人員,在相關資訊尚未公開披露之前,應當將該資訊的知情者控制在最小範圍內,對相關資訊嚴格保密,不得洩漏公司的內部資訊。

第22條未經公司審批程式,公司任何部門均不得以公司名義對外披露公司任何資訊。公司相關部門草擬內部刊物、內部通訊及對外宣傳檔案的,應依據公司審批許可權審批,禁止在宣傳性檔案中洩露公司未經披露的任何資訊。

第7章內部報告評估

第23條內部報告評估以資訊收集、處理和傳遞的及時性,報告的真實性、安全性,以及報告內部控制的有效性等方面進行評估。

第24條部門或相關人員發現內部報告存在缺陷或資訊失真等情況時,可向報告撰寫人或部門經理提出修正和完善內部報告。

第25條內部報告評估由部門經理進行初審,主要審查內部報告使用資料的合理性,依據的合法性,論述方法及技術的科學性,報告格式的規範性、內容的完整性等,並提出必要的修改意見,報告撰寫人應對部門經理的質疑進行解答。

第26條報告撰寫人對部門經理初審意見分析處理。若持有異議,可提交分管高管進行再次評估,分管高管召集相關責任人研究討論後,提出最終意見。報告撰寫人根據最終意見進行修正。

第27條內部報告評估由部門內部定期組織實施,原則上每年度至少進行一次評估。

第28條公司應有效利用內部報告進行風險評估,準確識別和系統分析生產經營活動中的內外部風險,確定風險應對策略,實現對風險的有效控制,對於內部報告反映出的問題應當及時解決,涉及突出問題和重大風險的,應啟動應急預案。

第8章重大資訊報告管理

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