蘭州理工大學技術工程學院
制度排球協會
2010.11.25
為了加強協會的管理，完善協會組織的建設、使協會各項工作能夠順利開展，也為了規範協會活動，增強協會內部幹部的紀律、提高各部門的工作質量與效率，使工作有章可循、有規可依，特制定以下制度：
一、協會工作制度
(一) 部門例會制度
1、部門例會應每兩周一次，時間另行通知，有特殊情況另行通知。
2、與會者為協會會長、副會長和各下轄部門部長及其他幹事，若有人不能出席則必須提前請假，會議必須攜帶會議記錄本並做好會議記錄；
3、部門會議由會長或副會長主持，秘書處人員做好筆錄；正副會長不在場時由秘書長主持會議；
4、各部門須對上兩個星期工作進行總結並對下兩個星期的工作計畫進行匯報，並在計畫提出的四天之內把計畫及活動結束的乙個星期之內的總結交與會長或分管副會長以及秘書處；
5、各部門工作計畫應寫明活動目的、意義、日程以及經費預算；工作總結則要包括對工作實施的效果、對工作人員的評價和影響，並要總結活動成功或失敗的原因以及經驗教訓；
6、秘書處作好通知和考勤工作，與會需提前幾分鐘到達會議地點，任何人不得無故缺席，確實有事不能出席會議的應提前向會長或會議主持人請假，會議期間不得無故遲到,早退；考勤情況將規劃到協會年度考核中，由秘書處進行監督記錄。
(二)經費管理制度
協會是以學生自發組織的團體。經費**為：學院經費撥款和學生自行解決的。
為了更好的確保各項經費得到充分有效的運用，本協會特定此制度。本協會的經費由下轄的秘書處管理，接受學院社聯的監督。
1、本協會經費主要適用範圍是維持本協會工作正常運轉。
2、協會活動經費的使用要從「節約、效率」的原則出發，從而保證活動經費的使用透明化，合理化、科學化；
3、各項活動由主辦部門根據活動的實際需要商定經費預算，作出書面報告，隨活動方案交給會長審閱並經社聯和有關領導批准後方可報銷，報銷憑證需正式發票到團委秘書處辦理；
4、批准開支的經費憑經費預算到秘書處預支經費；在活動結束後集齊發票到團委秘書處統一進行報賬工作，發票和收據金額應和預支經費相符，多還少補；
5、需要報銷的發票必須在發票後面用黑色鋼筆或簽字筆寫上該款用途、經手人和證明人,如不按要求，恕不報銷；
6、秘書處設立經費收支帳本，做好各項經費收支登記，並妥善保管各種單據和報銷憑證 ,每學期結束時秘書處清算全部經費的收支情況，並向會長、有關部門作匯報。
二、 協會內部成員管理制度
(一) 幹部選拔制度
1、幹部選拔規定
每年新生進行納新後，進行幹事選拔，主要為選任制，幹事的試用期為3個月。試用期內考察幹事活動中的表現，並且要接受社聯的考核。試用期後通過考核者方能轉為正式幹事上報上級有關部門。
2、退會規定
（1）、幹事的勸退或免職規定
幹事有以下行為之一者可以予以勸退或免職：
①思想作風不端正，道德敗壞；
②紀律性差，玩忽職守，不能遵守本協會章程，經上級批評指正後仍不能改正；
③出現過重大違紀行為，徇私舞弊，損害集體利益；
④不能勝任所任職務，情況屬實者。
（2）幹事自願退會規定
幹事因特殊原因提出退會，必須提前向所在部門部長提出書面報告，再由部長向會長報，經會長同意並報團委審批後方能生效，在退會之前要完成手頭工作，退會後需將協會的工作證、資料等物品歸還。
（3）幹事離開協會後，不能再以其在協會職務的名義進行活動，個人履歷表也不能填寫相應的職務，本協會也不得出示相關的證明。
（二） 納新制度
面向全院已獲得學籍的大一新生。
三幹部幹事及會員獎罰制度
為了更好地開展活動，配合學校的日常工作，為了更好的監督協會幹事，確保幹事能夠嚴格要求自己，並不斷提高自身素質，增強成員工作的成就感、自豪感和工作滿意感，特制定本制度。本協會將本著公平、公開、公正的原則對全體幹事和會員進行日常工作考核以及獎罰。
考核物件：本協會幹部、協會全體會員；
考核方式：通過協會民主商議，提出獎勵或處罰的制度。
考核依據 ：成員檔案及相關活動記錄（內含活動時間、質量、績效的綜合考評和量化管理）
考核細則：協會實行百分制
加分：1、凡能提出好的建議和意見的，積極參加學院協會被協會採納加2—3分；
2、凡能提出富有新穎，並可實施的活動方案，加4—7分；
3、參加活動一次為2分，參與組織策劃並表現突出者加3—5分；
4、凡投稿（關於青協活動的被校內或校外刊物發表的）視稿子、刊物而定，加2 -6分。
減分：1. 協會各類工作、會議或活動遲到、早退一次扣1分；無故缺席扣2分,因故不能參加或未按時參加並經調查情況屬實者例外）
2、在活動過程中，用於活動的公共物品丟失或損壞，不能按時歸還時，物品分管人扣3分，並照價賠償（按連帶責任制賠償）。
3、協會在活動中違反紀律和章程時，視情節輕重分別扣2分（口頭警告）3分（警告）5分（勸退）。
4 協會幹部如有掛課者應給以相應的處分。
四、 會議記錄及考勤制度
為了完善協會工作制度，方便協會內部的管理，協會決定在此制定協會的例會制度。
鑑於協會的現狀和發展規劃，決定定期舉行協會內部的會議，方便大家交流經驗和想法，以便使得協會能夠及時的吸取營養而茁壯成長、發展。
1、在沒有重大活動的階段，將例會次數盡量壓縮，每隔
三、四周可以進行一次例會，若是有活動的階段可依據情況增加次數。屆時秘書部的將對會議做詳細的記錄，方便內部查閱和整理，對於協會內部的積極活躍分子將記錄在冊，方便以後的考核，做到公平、透明。
2、每次開會都準備簽到表，會員以及會長、副會長、各部長都必須籤，協會所有人員務必提前五分鐘到場進行簽到等準備工作（會議的通知時間按會員到達最遲時間再推遲五分鐘），遲到後的人員也必須進行記錄，年終進行統計，包含在考核內容裡。
3、每次開會必須有主題，將主題寫在教室黑板上，會長或是會議主持必須有會議流程，這樣可以節省時間，用最有效率的時間通知到大家就好，不要拖拖拉拉的，會議結束後交由秘書部管理，若是大家有異議，可以適當的討論。
4、對於以後遇到的新問題，我們將會再繼續完善制度，能夠更加方便地為協會以及會員服務。
五、 檔案管理制度
為確保管理協會及其各項工作的健康持續發展，規範檔案管理，提高工作質量.特制定協會檔案管理制度。
（一）檔案管理
1、 協會檔案工作由秘書處負責，辦公室具體管理。辦公室要指派專人負責檔案管理工作的具體操作，並根據學校檔案館有關標準統一制定檔案材料的整理、立卷、編目等規則。
2、 本檔案管理制度涉及書面檔案與電子檔案兩大類。
（二）歸檔制度
1、 各部門要嚴格執行檔案材料統一管理的原則，凡協會工作活動
形成的具有儲存價值的檔案材料，都應按相應要求及時交由相關人員及部門歸檔儲存歸檔範圍：協會規章制度、歷屆幹部人事資料檔案、工作計畫、工作總結、重要會議的記錄、重大活動策劃、協會出版物及其它具有儲存價值的文件材料。
3、 協會長期留存的紙質材料、**、**影像材料等要以學年為單位製作電子檔案，燒錄光碟，妥善儲存。
4、 協會人事檔案應在換屆選舉確定資訊兩周內及時進行登記與建立，並由檔案管理人員歸檔。
5、 對於協會組織或參與承辦的大型活動檔案（包括相關的**資料），各個相應參與部門應盡快整理並歸檔。辦公室應該在活動結束之後一周內整理檔案。
6、 每學期整體工作結束的前兩周內，各部門將需要進行存檔的各種紙介質文案、電子檔案等各種材料進行統一清整並移交辦公室。
7、 每學期末，辦公室負責將協會各項工作總結及其他需要歸檔的檔案進行歸檔整理並存檔。
8、 歸檔的書面檔案一般一式乙份，價值大和利用頻繁的檔案材料可一式兩份或適當增加其歸檔份數。存檔應為原件，必要時辦公室留存影本。
9、 歸檔的檔案必須符合要求，使用a4紙或校用稿紙，用黑色鋼筆、黑色碳素筆或水筆書寫，所涉證件、原件（或影印件）要求種類齊全、份數完整。歸檔的檔案內容必須真實、準確。
10、 卷內檔案的排列一般按重要程度或時間順序依次排序，必須保證檔案的條理性和有序性。
11、 協會各部門交存的檔案，辦公室應有專人對其進行分類彙總、按歸檔要求整理，並做好相應的登記、統計工作。
12、 檔案管理人員應在每月月末對上交檔案進行一次階段性的整理、核實檢查，保證檔案的完整性。每學期期末進行一次全面性的整理。
(三) 對於由辦公室管理的書面檔案：
1、存放檔案必須有專用櫃架。在排列上架時，應按照類別和保管單
位的次序，從左至右，自上而下，以便於管理、查詢和找用。
2、存放**、磁帶、光碟需用特製的密封盒和專用的卷盒，按編號順序排列在專櫃內。
電子檔案管理：
電子檔案的儲存地點可以多樣化。要在負責檔案管理的會長的專用郵箱中留有備份。
檔案編號
書面檔案與電子檔案應採取同樣的編號加以管理。編號由三部分組成，即「部門代號+時間（年、月、日）+活動名稱或檔案內容」。其中，部門代號為部門簡稱的拼音開頭字母（如「辦公室」為bgs）。
(四) 檔案借閱制度
1、 查閱檔案經主管會長批准後必須持有其同意查閱的簽字條並填寫《檔案查閱登記簿》，辦理相關登記手續方可進行查閱。查閱者不得
查閱本人的人事檔案及相關檔案。
2、查閱檔案不得損壞和遺失。查閱人員不可擅自轉借，不得摺疊、剪貼或抽頁、拆封檔案，嚴禁在檔案上勾畫、塗抹、新增文字等。
3、摘抄複製檔案必須說明理由。未經同意不得摘抄檔案材料，同意摘抄的材料須經檔案資料負責人員仔細核對並簽署意見；查閱者不得將檔案材料拿出檔案室。檔案的出室借閱須另向主管人員申請並備案。
4、檔案歸還時，經檔案管理人員核查無誤後方可歸入原處。
（五） 檔案的鑑定和銷毀制度
協會檔案儲存期限
（一）部會長人事檔案資料保管期限為永久儲存。
（二）重大活動檔案資料、重要出版物保管期限為永久。
（三）其他相關資料視檔案資料的儲存價值確定其保管期限。
檔案的鑑定與清理由主管檔案工作的會長帶領辦公室的相關工作人員組成專項工作小組負責。工作組要依據實際情況核實檔案管期限，，銷毀清冊及報告的檔案應儲存。 銷毀檔案時，由二人以上進行監銷，在銷毀過程中主觀失密協會造成損失的，將追.
究其責任。
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