公司辦公用品管理制度

一、總則

1、為保證辦公用品的有效使用和妥善保管，特制定本規定。

2、本規定中的辦公用品包括：

● 公司給員工個人配置的通訊工具（無線**等）、辦公桌椅、**機和員工日常工作所需的辦公文具。

● 公司給部門配置的檔案櫃、傳真機、印表機、掃瞄器等。

● 公司公用的辦公裝置，如公共區域的傳真機、印表機、影印機等。

● 公司為部門購置的書籍、雜誌和報刊。

2、個人辦公用品的管理

1、辦公用品是指與辦公直接聯絡的消耗性物品，如：筆、墨、紙張及微機、印表機、影印機、傳真機、照相機等的耗材。公司辦公用品由行政部負責購置、管理、發放。

2、辦公用品實行按（月）季購買制，各部門根據工作實際需要，在每個季度最後乙個月將下一季度所需要辦公用品清單送行政部，經領導審批後，統一採購發放。

3、辦公用品實行專人管理。入庫時，保管人員要對其質量和數量進行核對和驗收，並進行登記（品名、數量、單價、進貨單位等），購物人和保管發放人對所購物品清點無誤，分別在清單上簽字。

4、辦公用品驗收入庫後，經上級領導簽字，財務人員按清單和發票進行審核報銷。

5、公司領導所需辦公用品隨用隨送，但仍需請領導本人簽字。

各部門所需的一般辦公用品，原則上按季（月）度根據實際需要發放；列印紙、影印紙等貴重辦公用品，原則上按實際需要從嚴發放。發放辦公用品，一般情況由部門負責人領取，也可委託部門內其他同志領取，經手人需簽字。

三、辦公用品的領用和申請

1、員工日常辦公用品的領用：

● 公司員工領用辦公用品須至行政部填寫「辦公用品領用登記」。

● 公司員工應當自覺愛護公司財產；節約使用辦公用品。

● 新入職員工領取辦公用品時，需憑入職表領取。

● 每個部門辦公用品領用之後，由部門經理分發辦公用品給指定使用人，如使用人更改，則部門經理須至行政部變更記錄。

2、部門申請購買辦公用品的程式：

每月27號之前各部門將所需辦公用品報至行政辦公室，再根據各部門的需求計畫和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出採購計畫，經主管領導批准，財務中心簽字後方可採購。對急用品的採購，必須經部門領導批准。

辦公用品的採購，應進行多方比較，保證價效比和質量，擇優選用，合理開支。

4、公共辦公用品的管理

1、公司公共辦公用品由行政部統一管理和維護。

2、公司所有員工應當愛護公共辦公用品，列印、影印避免浪費。對於公司內部檔案資料，提倡使用再生紙。

3、員工在使用公共辦公用品時，如發現機器故障應及時向行政部或公司技術中心報修。

五、部門辦公用品的管理

1、除辦公文具以外的所有辦公用品皆以部門為最小申請單位。

2、部門申請購買辦公用品的程式：

3、部門經理填寫《辦公用品申請表》；

4、交於公司人事行政中心；

5、查對庫存或根據業務發展需要統一核准，上報董事長；

6、董事長簽核；

7、將申請結果及購買方式或地點反饋給各部門經理（分公司則反饋給分公司行政）。

8、部門辦公用品領用之後，由部門經理分發辦公用品給指定使用人，如使用人更改，則部門經理須至行政部變更記錄。

六、附則

1、公司根據辦公用品使用人追究損壞賠償責任。

2、本規定由公司人事行政中心負責解釋，自頒布之日起實施。

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人事行政中心

2023年4月23日