第一章總則
第一條目的：為進一步規範公司辦公用品的申購、入庫、保管、發放、使用、報廢、盤存、交接程式和行為，提高辦公用品使用效率和工作效率，做到管理有序、責任明確、節儉節約、避免浪費，特制定本制度。
第二條適用範圍：公司總部、各分公司及各直營店。
第二章具體規定
第三條辦公用品的管理責任部門：辦公用品的管理統一歸口為公司行政部。
第四條辦公用品分類
辦公用品按使用的性質分為易耗低值品和耐用辦公品。
1、易耗低值品：主要指簽字筆、水筆、鉛筆、原子筆、固體膠、膠帶、剪刀、a4紙、筆記本、印泥、資料夾、複寫紙、大頭針、回形針、線插板、釘書機、計算器、**機等容易損耗的日常辦公用品。
2、耐用高值品：主要指電腦、印表機、影印機、空調、相機、投影儀、檔案櫃、辦公桌椅等相對價值較高且耐用的辦公用品。
第五條辦公用品的採購
1、辦公用品、文印用品等行政用品的購買由各部門在年初部門計畫中顯示，並列入預算，一次購買金額達3萬元以上，或年消耗量達5萬元以上的，經總經理、董事長審批後由公司組織統一招標。
2、不在招標範圍內的辦公用品由行政部統一採購。行政部要做好**商的建檔工作，編制出常用辦公用品的**表，把握好辦公用品的****，做好**商的比較、甄選工作，盡最大可能控制好辦公用品的採購成本。
3、行政部於每月底編制出當月各部門辦公用品使用情況、費用統計表和下月公司辦公用品使用計畫，報部門經理、總經理審核。
4、每月1日，負責辦公用品管理的倉庫保管員（以下簡稱倉管員）根據審批過的當月辦公用品使用計畫，結合辦公用品庫存情況，提出書面採購建議（含庫存情況）。
5、採購人員根據倉管員的書面採購建議，填寫採購申請單（附件1）。採購固定資產辦公用品時，要有財務部審批意見。購買200元以下辦公用品由部門負責人審批，200至500元的要經分管副總經審批，500元以上的要經分管副總和總經理審批；購買非常用或專屬辦公用品時，由申購部門填寫採購申請單，由部門負責人、分管副總、總經理審批同意後，交由採購人員予以採購。
6、審批後，對一次採購數量多、金額較大需要簽訂合同的，按照合同約定的結算方式進行結算。金額數額較小的零星採購，採購人員可憑審批後的採購申請單到財務部借支現金，進行採購。
7、常用辦公用品至少要保持五天的安全使用庫存。
8、行政部要加強對辦公用品採購、倉庫保管的監督和管理，如發現採購人員和倉管員有違規行為，視情況輕重給予警告、書面檢查、停職、開除等處分。
第六條辦公用品的入庫
1、採購人員在採購後半日內，憑藉採購申請單、對方出具的物資清單、發票等到倉管員處辦理辦公用品入庫手續，未經入庫不得領用。
2、倉管員辦理入庫時須核對採購申請單、發票與實物是否一致後，方可辦理入庫手續，填製辦公用品入庫單。採購經辦人、倉管員、行政部主管在入庫單上簽字。
3、倉管員憑入庫單登記存貨資料和相關賬目。
第七條辦公用品的保管、申請、領用、使用及管理
1、備用的辦公用品由倉管員統一進行封閉儲存，並實行每月盤存制。行政部於每月末後兩天進行辦公用品的盤存，盤存內容包括庫存情況和檢查已發放的耐用高值品使用、保管情況，並讓相應的保管人簽字確認，以確保耐用高值品的使用效率。
2、辦公用品的領用都需要填寫《辦公用品領用申請單》（附件2），易耗低值品由部門負責人、行政部主管審查批准，耐用高值品的申請由部門負責人、行政部主管、分管副總、總經理審批。
3、各部門憑藉審批過的《辦公用品領用申請單》到倉管員處領取所需辦公用品。領取人要在《辦公用品發放表》上簽署本人姓名和領取日期。涉及耐用高值品的，必須是使用人前來領取並簽字，以明確具體保管責任。
4、已領取使用的辦公用品由實際使用人和部門負責人承擔責任。對因個人自身過失、非正常使用而對辦公用品造成的重大異常損耗，由責任人承擔所造成損失部分的賠償。（責任認定分3等，含完全責任、一般責任和輕微責任，分別對應80%，50%，20%的損失賠償比例。
損失由財務部計算計提折舊後得出。如存在產品更新換代，市面購置價值降低的，也可以直接按重置成本計算，兩種賠償計算方式可以由賠償人選擇。）
第八條辦公用品的報廢
公司對耐用高值品的報廢實行審批管理。各部門如有耐用高值品損壞，不能使用的，應當依據以下程式進行處理。
1、對一些簡單問題可自行維修處理。但對於保修服務品，且在保修期內的，不得擅自自行處理。
2、可維修品出現問題的應當提交《辦公用品報修單》（附件3）至行政辦，由行政部聯絡專業維修人員統一處理。
3、對維修不成的耐用高值品實行報廢處理。報廢應當是在對可能維修的，提交過維修申請，經過專業人員維修但無法修好的情況下，或者是對無條件維修的，經過行政部的故障認定，方可由該管理品的保管人填寫《辦公用品報廢申請單》（附件4），經所屬部門負責人、行政部、財務部簽字確認後，報廢事項方為成立。報廢品原購買價值單件超過1000元的，須報請分管副總批准；原購買價值單件超過3000元的，須報請總經理批准。
4、耐用高值品在經過報廢審批後，由行政部進行**處理，以求盡可能的開源節流。
5、耐用高值品完成報廢程式後，應當從《耐用高值品登記表》核心銷，核銷時須附上《辦公用品報廢申請單》。
第九條辭職清退情況處理
對於辭職、離職或不在公司工作的員工，須在辦理完辦公用品清退手續後方可辦理工資領取事項。
第三章附則
第十條本制度由行政部制定，並負責解釋。
第十一條本制度自下發之日起執行。
山東*******
二零**年九月
附件1： 辦公用品採購申請單
部門申請人申請日期： 年月日
附件2辦公用品領用申請單
附件3辦公用品報修單
報修時間編號：
附件4辦公用品報廢申請單
申請人所屬部門年 ＿月 ＿ 日
公司辦公用品管理制度
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