目錄1 總則 2
2 文件的收集與積累 3
3 文件的整理 4
4 文件的歸檔 4
5 檢驗 4
南汀河發分公司文件管理制度
1 總則
1.1對文件的形成、積累、鑑定、歸檔保管實行全過程管理，應當由主管部門統一協調，指定專門機構或人員負責，保證管理工作的連續性。
1.2電子文件形成部門負責電子文件的積累、保管和整理工作。
1.3紙質文件的管理由檔案管理員負責，電子檔案形成部門要提供協助和支援。
1.4文件存放時應認真填寫《資料庫結構及分類表》，明確存放位置、文件名稱、編制部門、領導審批、收文人員、發布物件、建立時間、修編時間等。
1.5為保證電子檔案的可利用性，從電子檔案形成就應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其資訊的真實性、安全性和完整性。
1.6歸檔電子檔案同時存在相應的紙質或其他載體形式的檔案時，則應在內容、相關說明及描述上保持一致。
1.7具有儲存價值的電子檔案，必須適時生成紙質檔案。進行歸檔時，必須將電子檔案與相應的紙質檔案等一併歸檔。
1.8紙質或其他載體形式的文件無電子版本時，則應掃瞄進行圖象電子文件歸檔存放。
2 文件的收集與積累
2.1收集範圍。
上級部門下發檔案、分公司各種制度、規程及技術資料，日常記錄等。
2.2收集積累要求
2.2.1儲存與紙質等檔案內容相同的電子檔案時，要與紙質等檔案之間，相互建立準確、可靠的標識關係。
2.2.2在「無紙化」計算機辦公或事務系統中產生的電子檔案，應採取更嚴格的安全措施，保證電子檔案不被非正常改動。
同時必須隨時備份，儲存於能夠離線儲存的載體上，井對有檔案價值的電子檔案製作紙質或縮微膠片拷貝件保留。
2.2.3用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子檔案，收集時應注意其對裝置的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關軟體和各種資料。
2.2.4用**裝置獲得的動態圖象檔案，收集時應注意收集其壓縮演算法和軟體。
2.2.5用音訊裝置獲得的檔案，收集時應注意收集其屬性標識和相關軟體。
2.3收集、積累方法
2.3.1及時按照要求製作電子檔案備份。
2.3.2每份電子檔案均需在《資料庫結構及分類表》中登記。
2.3.3《資料庫結構及分類表》應與電子檔案的備份一同儲存。
3 文件的整理
3.1文件的整理，應按內容、保管期限、密級等因素相對集中。
3.2歸檔電子檔案應填寫《資料庫結構及分類表》·。
4 文件的歸檔
一經發布的文件必須立即進行歸檔。
4.1歸檔要求
4.1.1每年必須對所有電子文件進行一次燒錄儲存，一式兩份，乙份由電子文件形成部門儲存，乙份交由檔案管理員儲存。
4.1.2儲存電子檔案的載體或包裝盒上應貼有標籤，標籤內填寫編號、名稱、保管期限。
4.1.3將相應的電子檔案機讀目錄、相關軟體、其他說明等一同歸檔並附歸檔電子檔案登記表。
4.1.4原電子檔案資料集載體在完成電子檔案歸檔後，保留時間至少1年。
4.1.5文件的移交與保管。
文件歸檔後按移交至檔案管理員，作為檔案進行保管。
5 檢驗
5.1檔案管理員應配備相應的處理裝置，以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到100%。
與紙質檔案同時儲存的電子檔案可採取抽樣檢驗的方法樣本數不少於總數的20％合格率應達到100%。
5.2使用
5.2.1使用時要遵守保密規定
5.2.2使用者對電子檔案的使用應在許可權規定範圍之內。
5.3文件的銷毀鑑定。
5.3.1文件的銷毀，應在辦理審批手續後，方可實施。
5.3.2非保密文件可進行邏輯刪除。屬於保密範圍的電子檔案被銷毀時，如儲存在不可擦除載體上，須連同儲存載體一起銷毀並在網路中徹底清除。
5.3.3統計
檔案管理員應及時按年度對文件的保管，利用等情況進行統計。
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