會議管理制度

為規範公司會議管理，提高會議質量，降低會議成本，切實履行「會而必議，議而必決，決而必行，行而必果」的原則，特制定本制度。

一、會議準備 :

1、會議提擬人或主辦部門負責會議的組織工作，並有權對違反本制度的行為作出處罰。

2、會議通知遵照以下規定：

(1)會議通知由會議提擬部門下發;

(2)提擬部門應對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等進行說明；

(3)會議通知期一般應提前一天以上，通知物件為與會人、會務服務提供部門；

(4)會議通知形式一般為**通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明的會議，應以會議通知單進行書面通知；涉及多個部門和參加人數眾多的大型會議，主辦部門還應編制詳細的會議計畫通知相關部門。

二、會議組織

1、會議組織遵照"誰提擬，誰組織"的原則。

2、會議主持人須遵守以下規定：

(1)主持人一般應於會議開始後，將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明。

(2)會議進行中，主持人應根據會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，並有權限定發言時間和中止與議題無關的發言，以確保議程順利推進及會議效率。

(3)屬討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議作出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和複述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應加以歸納並引導會議就其後續安排統一意見。

三、會議要求

1、會議記錄由提擬方負責記錄，會議由提擬方負責會議議定事項的督辦和催辦，並將督辦和催辦情況在下次會議上報告。必要時應按照會議主持人的要求形成會議紀要，以使大家共同遵照執行。每月總經理檢查會議記錄及落實情況，並作為考核當事人工作的依據。

部門專題會議也要指定人員做好會議記錄，用以備忘。

2、講究會議質量。各類會議主持人會前應與參會人員充分溝通，做到心中有數。各類會議力求精幹高效用資料、事實說話，部署的工作做沒做，做到什麼程度，沒做或沒做完的原因等等都要有明確具體可量化的答覆，防止和杜絕空洞無物或泛泛而論。

3、力求會議實效。會議議定的事項、布置的工作任務、提出的辦法措施，與會負責人要按照落實要求，層層進行傳達貫徹，務必使直接執行人明確是什麼、為什麼、怎麼做，對經常性工作要用制度的形式確定下來，力求使每次會議都有具體的成果。

4、嚴格會議紀律。會議管理是保證會議質量的一項措施。與會人員應有機的安排工作，認真準備、準時參會。

會議具體時間、地點由會議主持人決定、會議記錄人會前通知。公司決策層領導主持的會議，總經理助理負責通知。與會人員一般不得缺席或指定他人代表，確因緊急事務需要處理的，須向會議提擬人或提擬部門請假。

四、違規處罰

1、會議組織人未通知到位者，處罰50元/次；

2、接到通知無故未參加會議者，處罰100元/次；

3、會議期間手機未調至震動或靜音者，處罰50元/次；

4、接到通知未準時參加會議者，處罰50元/次；

5、會議期間有交頭接耳者，處罰50元/次；

6、會議期間需接聽**者，在徵求主持人同意下，可在會議室外接聽，否則，罰款50元/次。

五、執行時間

本管理制度從二0一一年七月十二日起執行，行政人事部負責解釋。

制度是嚴格的，在制度面前人人平等。處罰只是手段，而不是目的，我們的目的是希望各位員工能養成良好的工作習慣，共同維護我們的各項規章制度。

行政人事部

二0一一年七月十二日