第一條適應範圍
凡公司內的公務檔案，除有特殊規定外，一律依照本制度製作。
發往公司以外的檔案除有特殊規定外，也適用本制度。
第二條名義
公務檔案的往來以各部門經理的名義簽署，有些簡單事項的檔案，應以部門的名義簽署。
第三條呈交公司經理的檔案
凡需呈遞公司經理檔案，須逐級上報。各級主管須在調查核實的基礎上寫出意見，註明需呈報經理的理由，然後上報。若不需呈報，則在該文書右上方空白處註明公司部門的名稱、文號、年月日。
第四條文書格式
1．公務檔案應使用楷書，盡可能簡單準確。
2．陳述理由和經過時，若正文繁複，則將此部分內容作為附件記在另外的檔案上。
第五條檔案編碼
檔案上應有制發單位規定的號碼，還應標明與此份檔案有關的關鍵詞及復文檔案的號碼和年月日，以便處理。
第六條書寫格式
1．通常在第一行寫文號，第二行寫檔案內容的標題，另起一行寫製發年月日、製發者名稱，再一行寫明收檔案人的姓名，然後再寫檔案內容。
2．在屬於提複審報的情況下，通常採取在檔案末尾處用後記的形式證明，在檔案末尾隔一行處寫下複審件的號碼、必要事項、年月日及複審者姓名。
3．由經理發出的指令性檔案上應有各收件單位的名稱，必要時要寫上號
碼和年月日。
第七條簽署應用
檔案製發者及收件者應註明職務，根據情況只署姓名。在檔案製發者個人（或單位）的下方蓋上制發者個人或製發單位的印章，作為檔案處理的依據。但同時發往多個單位的檔案如通知等，為了簡便，多採用印製好的印刷品，此時簽名或蓋印可省略。
第八條封籤上的記錄
檔案信封上的記錄，依照以下各條進行。
1．在用於普通檔案的信封上，要寫明送達單位的名稱，同時在左側寫上是否加急、**等，並在其下寫上發文號碼，信封背面寫發文單位。
2．秘密檔案的信封上，除要在正面的左側寫上「秘」外，其他參照第一項。
3．必須由收文者親自開啟的檔案，信封上要寫姓名並在左側寫上「親啟」字樣。
4．機密檔案要用二層信封，內封上寫檔案標題，外封上的標誌參照以上各條在左側寫明「秘」的字樣。
5．檔案內特別需要保密的或有其他重要內容的在信封上要標明「秘」的字樣。
6．本條第一項中所列內容，除有關機密的外，簡易的檔案可依照第二條進行，只要在封面左下角用小號字印上單位名即可。
第九條檔案用紙
檔案所用紙張另行規定（略）。
第十條墨水
檔案原則上應用黑色墨水書寫，在使用墨水時要選用效能較好的紙張，文字應清晰可辨。
第十一條檔案種類的區分
部門經理發文應根據檔案的不同作用，按以下原則區別使用不同文種。
1．提案，不僅僅是發出的指令，而且希望將其意見進行廣泛討論。
2．承認，就有關事務進行認定。
表23-9 定期報表傳送記錄
3．請求，所報內容等候裁定。
4．報告，關於指示的答覆性匯報。
5．申請，請求對自己或有關事項處理的許可和承認，也可用於單方面提出申請。
第十二條指示類檔案的區別
公司總經理及各部門經理對下屬發布的檔案按下列要求區別使用。
1．指示，對申請、請示及要求的答覆。
2．傳達，有關事務上的指令。
第十三條電文
依靠電信傳達的檔案，要求特別簡明，避免使用容易誤解的文字，並省略敬語以使電文簡短。電報通常在結尾處註明發電單位的代號。重要的電信文書，在發出電報的同時，還應將有關材料以書寫或印刷的方式送交發件人。
第十四條本制度自頒布之日起實施。
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